Il Comune di Firenze può concedere in uso a soggetti pubblici e privati, nel Palagio di Parte Guelfa, le seguenti Sale:

1. Salone Brunelleschi
2. Sala del Caminetto
3. Sala dei Drappeggi

La gestione della concessione di uso delle Sale è affidata all’Ufficio per la Valorizzazione delle Tradizioni Popolari Fiorentine - Calcio Storico.
Le richieste per ottenere la concessione delle Sale, devono essere indirizzate al Sindaco o all’Assessore dell’Ufficio per la Valorizzazione delle Tradizioni Popolari Fiorentine e devono pervenire almeno 15 giorni prima della data della manifestazione.
Nelle richieste debbono essere ampiamente illustrati l’oggetto del tema o del programma della manifestazione.
Le richieste debbono inoltre indicare chiaramente:

1. la Sala richiesta;
2. la durata della manifestazione;
3. il giorno e l’orario di inizio; nel caso di più giorni, il periodo da............ al ............... inclusi i giorni necessari per l’allestimento e disallestimento.

La concessione delle Sale è subordinata alle esigenze operative e organizzative dell’Ufficio per la Valorizzazione delle Tradizioni Popolari Fiorentine e del Calcio Storico.
In occasione dell’annuale Torneo di Calcio in Costume le Sale vengono chiuse perché occupate dai costumi, dalle armi e dai materiali e oggetti di equipaggiamento dei calcianti e dei figuranti; il periodo di chiusura va dall’ottavo giorno antecedente la prima partita in calendario fino all’ottavo giorno successivo alla partita di finale.
Altri giorni di chiusura delle Sale sono in concomitanza di feste e cerimonie, alcune delle quali ormai fisse nel programma annuale, quali la Festa di Sant’Anna del 26 luglio, la Festa di Santa Reparata dell’8 ottobre, la cerimonia degli auguri che cade solitamente nei giorni dal 15 al 20 dicembre e la cerimonia degli omaggi al Cardinale, al Prefetto e al Sindaco del 24 dicembre.
 
 

Le Sale vengono concesse nelle condizioni di funzionalità in cui normalmente si trovano. Le sale sono prive di impianto di riscaldamento.
Può essere consentito l’uso delle Sale anche per drinks o cocktails, esclusivamente nell’ambito delle manifestazioni previste dal presente disciplinare, purché, in considerazione del valore storico-culturale, monumentale ed architettonico degli ambienti, non si richieda il riscaldamento o la cottura di cibi.
Nel caso in cui per lo svolgimento delle manifestazioni occorreranno servizi particolari quali addobbi floreali, strumenti musicali, lavagne luminose, proiettori, schermi, traduzione simultanea ecc., i concessionari provvederanno in proprio, previa autorizzazione dell’Ufficio, gestore delle Sale.
 
 

Le Sale debbono essere usate dal concessionario in modo corretto e scrupoloso onde evitare ogni possibile danno agli impianti, alle attrezzature, alle cose, all’ambiente in generale. E’ vietato appendere quadri o pannelli alle pareti. E’ vietato comunque qualsiasi intervento che in qualche modo alteri la monumentalità delle Sale medesime e possa recare nocumento al patrimonio storico-artistico ivi conservato.
Ogni qualvolta si renda opportuno l’uso di arredi o impianti diversi da quelli di corredo, i concessionari provvederanno in proprio, previa autorizzazione dell’Ufficio gestore delle Sale, che talvolta potrà richiedere pure il parere del Servizio Tecnico Belle Arti.
Le Sale, al termine della concessione, debbono essere riconsegnate libere e nelle stesse condizioni nelle quali erano state prese in consegna.
L’Ufficio gestore non risponde delle cose eventualmente lasciate nelle Sale, né degli oggetti e delle opere esposte in occasione di mostre o rassegne.
 
 

La concessione delle Sale può avere la durata massima di 14 giorni, inclusi i giorni necessari per l’allestimento e il disallestimento.
 
 

Al termine di ogni manifestazione il concessionario dovrà provvedere alla pulizia degli ambienti e in particolare alla pulizia dei pavimenti.
Quando la durata della manifestazione è uguale o superiore ai 7 giorni, come nel caso di rassegne o di mostre, il concessionario dovrà far provvedere, da ditta specialistica del settore, al lavaggio mediante macchina a spazzole morbide con sapone neutro e trattamento finale con cera liquida per cotto, così come preteso dal Servizio Tecnico Belle Arti.
 
 

Le Sale sono concesse a titolo gratuito per le manifestazioni indette, promosse, organizzate e realizzate direttamente, dal Comune e dai suoi organi istituzionali; oltre che per le necessità del Calcio Storico e per le manifestazioni promosse dall’Ufficio per la Valorizzazione delle Tradizioni Popolari Fiorentine.
 
 

Le Sale possono essere concesse a tutti gli altri richiedenti, soggetti pubblici e privati, Enti morali, Associazioni culturali e scientifiche, secondo la disponibilità degli ambienti, alle seguenti condizioni:

1. rimborso per spese generali, usura beni mobili ed arredi e consumi utenze nella misura di £. 300.000 giornaliere per la Sala Brunelleschi, £. 200.000 per la Sala del Caminetto e £. 100.000 giornaliere per la Sala dei Drappeggi, da versare alla Tesoreria Comunale prima dell’utilizzazione delle Sale.

Tali tariffe si applicano per la concessione delle Sale a soggetti privati, mentre i soggetti pubblici, gli Enti morali, le Associazioni culturali e scientifiche e di volontariato, usufruiranno delle tariffe agevolate fissate in £. 150.000, in £. 100.000 ed in £. 50.000 giornaliere, rispettivamente per le Sale Brunelleschi, Caminetto e Drappeggi;

2. compenso all’addetto all’apertura, alla sorveglianza ed alla chiusura delle Sale nella misura di £. 80.000 per il primo giorno e per i festivi e di £. 50.000 per gli altri giorni feriali, al lordo della ritenuta d’acconto del 20% - servizio espletato - per mancanza di personale dipendente ma anche per ragioni di convenienza - dal volontariato, tramite persone di fiducia e di provata esperienza, scelte tra i figuranti ed i veterani del Calcio Storico Fiorentino;
3. allestimento e disallestimento delle Sale;
4. pulizia dei pavimenti e dei locali delle Sale al termine della concessione, da effettuarsi, da ditte specialistiche del settore;
5. assunzione di qualsiasi tipo di responsabilità per eventuali danni a persone e cose, in particolare alle persone visitatrici o partecipanti alle manifestazioni, nonché per danni alla struttura immobiliare ed agli arredi pertinenti delle Sale, mediante sottoscrizione di polizza assicurativa con massimali fissati di volta in volta in rapporto alla durata ed al tipo di manifestazione, oggetto della concessione, a partire da un minimo di £. 300.000.000 quando la manifestazione ha la durata di un solo giorno e da un minimo di £. 500.000.000 quando la manifestazione ha la durata di 7 giorni ed oltre;

Per la concessione delle Sale, nel caso di più richieste, di persone o Enti diversi, pubblici o privati, per lo stesso giorno, per lo stesso periodo, fatte salve le esigenze e necessità del Calcio Storico, hanno priorità l’Ufficio del Sindaco e la Direzione Cultura.
 
 

L’accesso dei partecipanti e dei visitatori alle manifestazioni nelle Sale del Palagio di Parte Guelfa è dalla Piazzetta di Parte Guelfa, 1.
Le opere, gli oggetti, gli strumenti ed i materiali necessari per le manifestazioni debbono essere trasportati usufruendo dell’ingresso posto in Via del Capaccio, 1.
Nel caso di evenienze impreviste o di emergenze, l’evacuazione delle persone presenti nelle Sale, potrà avvenire da entrambi gli ingressi di Piazzetta di Parte Guelfa e di Via del Capaccio, a quest’ultimo si accede dalla porta posta in fondo al Salone Brunelleschi, la stessa che porta al locale servizi igienici.

Le tariffe e gli oneri a carico dei concessionari di cui all’Art. 9 rimarranno invariati per due anni, fino al 31/12/2001; verranno poi aggiornati dall’1/1/2002 in base alla variazione ISTAT del costo della vita, registrato nel biennio.

I concessionari, prima dell’utilizzo delle Sale, dovranno sottoscrivere l’atto di accettazione, qui accluso al disciplinare.